Efficiënt vergaderen, hoe doe je dat?


Waarom moet ik tijdens vergaderingen naar oeverloze discussies luisteren? En waarom heeft de helft van mijn collega’s de afgesproken werkzaamheden alweer niet af? Als mensen elkaar beter begrijpen en to-the-point komen, duurt een vergadering minder lang en worden er meer beslissingen genomen. Hoe maak je vergaderen effectiever?


“Waarom begrijp je me nooit?”

Mensen hebben veel woorden nodig om hun standpunt duidelijk te maken. De oorzaak hiervan: we begrijpen elkaar maar slecht. Het vertalen van ideeën in je hoofd naar woorden blijkt lastig dan je denkt. Eigenlijk is taal helemaal niet zo geschikt om ideeën en gevoelens te uiten. Taal is beperkt en bevat talloze onduidelijkheden en veel begrippen blijken multi-interpretabel. Alleen al over de betekenis van ‘werkdruk’, kunnen we gemakkelijk een uur discussiëren. Nu begrijp je ook waarom juridische teksten zo uitgebreid en langdradig zijn.

Wat daarnaast nog meespeelt is dat je als spreker onbewust veel details weglaat. Je gaat ervan uit dat de context van je verhaal al duidelijk is. Als ik tegen mijn collega zeg: “Mijn koffie is op”, dan is dat natuurlijk een constatering, maar met een diepere bedoeling. Ik bedoel eigenlijk te zeggen: “Hé, ga eens een nieuw kopje koffie voor mij halen.”

Tenslotte is er een derde factor waardoor communicatie niet altijd even vlotjes verloopt. Wij vertrouwen erop dat bij degene die dezelfde taal spreekt, ook de zintuiglijke ervaring overeenkomt met de onze. Dat is lang niet altijd zo. Woorden hebben voor verschillende mensen vaak een verschillende betekenis, meestal gebaseerd op ervaring. Het zijn ankers voor onze ervaringen. Zo is ‘overwerk’ voor de een heel normaal en voor de ander volstrekt onacceptabel.


Klaar de mist

Tot zover de theorie. Nu terug naar jouw vergadering. Als je je als deelnemer bewust bent van het bovenstaande, kun je hierop anticiperen. Hoe geef je een juiste betekenis aan wat je hoort en hoe kies je de juiste woorden om je uit te drukken? Een manier om zicht te krijgen op ‘het plaatje in het hoofd van je gesprekspartner’ is doorvragen. Zorg dat de mist binnen de communicatie verdwijnt.

Stel dat een collega aangeeft dat hij zijn werk niet af heeft: “Het was zo druk, het lukte echt niet.” Je zou dan samen naar zijn agenda kunnen kijken. De formulering die je collega gebruikt is echter nogal vaag. Vraag je echter door (“Welke werkzaamheden moest je dan allemaal doen? Hoeveel uren kostte dit? Hoe heb je het precies aangepakt?”), dan kom je pas tot de kern van het probleem. Het zou dan best zo kunnen zijn dat je collega eigenlijk bedoelt dat hij de werkzaamheden niet belangrijk genoeg vindt of er zelfs er het nut niet van inziet. Deze oplossing vereist een totaal andere aanpak.


Efficiënt vergaderen doe je zo

Efficiënt vergaderen begint met elkaar begrijpen en durven doorvragen. Mensen die goed communiceren gebruiken de sterktes en zwaktes van de taal. Hierdoor verlopen vergaderingen niet alleen efficiënter, maar kun je ook snel achterhalen wat je klant echt wil. Dit vormt de basis van NLP, een effectieve methodiek die je tijdens iedere vergadering kunt inzetten. Het verheldert taal en herstelt de verbinding tussen taal en ervaring.

Wat kun je vandaag al concreet doen? Probeer gesprekken minder abstract te maken door niet in te gaan op de waarden van iemand, maar tot de kern te komen. Wees concreet en stel wie, wat en hoe-vragen.

  1. Praat over oplossingen in plaats van ideeën. Neem geen genoegen met “we moeten eens een nieuwe marketing-actie opzetten”, maar vraag naar een concrete invulling.
  2. Bepaal concrete acties. Iedereen zal het ermee eens zijn dat “iemand de voorraad moet bijhouden“. Als je geen personen aanwijst, zal er niets veranderen.
  3. Stel duidelijke deadlines. Deadlines zijn duidelijk en controleerbaar. Werk dat “zo snel mogelijk” klaar moet zijn, blijft gemakkelijk een maand liggen.
  4. Wees specifiek naar elkaar. “Ik denk dat ik de meeste resultaten misschien wel boven water kan krijgen” is een uitspraak waar je echt alle kanten mee op kunt. Maak abstracte woorden, opmerkingen en ideeën specifiek door het stellen van wie, wat en hoe-vragen. Welke resultaten? Hoe pak je dit aan? Wat zijn de voorwaarden voor succes? Wanneer is de data beschikbaar?

Succes bij je eerstvolgende Vergadering! Ook handig: lees in deze Gratis Whitepaper hoe je doelen bereikt die nu nog onbereikbaar lijken

klik hier voor het gratis whitepaper doelen bereiken

Illustratiekrediet - Shutterstock